Forløbet

Et 360 PROJECT REVIEW består af

  • En 360° analyseproces, der viser projektets styrker og udfordringer.
  • En rapport inkl. konsulentens observationer og anbefalinger.
  • En workshop der giver projektet retning og midler, som forøger projektets mulighed for succes.

360 PROJECT REVIEW tager udgangspunkt i mennesker og er derfor:

  • Uafhængig af projektmodel og –metode
  • Uafhængig af projektets organisering
  • Uafhængig af hvor langt projektet er

Der udføres en 360° analyse af alle roller og interesser rundt om projektet. Det indebærer, at der forud for analysen skal udvælges et bredt repræsentativt udvalg af personer til at deltage. Det er typisk en fordel at have hele chef-kredsen/styregruppen med, de fleste projektdeltagere samt udvalgte kunder/brugere, leverandører og andre der har indflydelse på projektets succes.

Strukturen dataindsamlingen gennem spørgeskemaet.

Strukturen af dataindsamlingen gennem spørgeskemaet.

Dataindsamlingen til analysen sker gennem et spørgeskema, der evaluerer 12 hovedområder og 36 vigtige faktorer. Analysen af de indsamlede data fokuserer bl.a. på at identificere afvigelser, styrker og svagheder. Spredningen i mellem gruppernes besvarelser analyseres ligeledes, så man kan se om f.eks. forretningen og projektet er på linje, og på samme måde afslører analysen ligeledes hvis der er store forskelle i opfattelsen blandt hvad f.eks. styregruppen eller projektgruppen. Afslutningsvis analyseres svarene ift. sammenhængene mellem hovedområderne og faktorerne.

Forløbet

Når et eller flere projekter er udvalgt til et 360 PROJECT REVIEW bliver forløber processen over fire faser, som vist på nedenstående figur.

proces

Forløbet for et 360 Project Review.

  1. Projekternes behov afklares og konsulenten spørger ind til projektets særlige forhold. På baggrund heraf udvælges de hovedemner og faktorer (KPI’er), som er relevant for projektet.
  2. De personer, som skal besvare spørgeskemaet, udpeges og systemet sender automatisk emails til disse med links til en webside, hvor man nemt klikker sine svar ind.
  3. Når alle har besvaret spørgeskemaet går konsulenten igang med analysen. Nogle gange kan det være berigende med nogle afklarende spørgsmål, hvilket klares over telefonen, teil de respondenter, hvor det er relevant. Når analysen er klar udarbejdes en rapport, der præsenterer resultaterne sammen med konsulentens observationer og anbefalinger.
  4. Afhængig af projektets omfang afsættes ca. 3-4 timer til en afsluttende workshop for udvalgte interessenter i projektet, der præsenteres for rapporten og sammen arbejder med resultaterne. Processen faciliteres af konsulenten og ender ud med at projektet får prioriteret de indsatser, der kan forøge projektets mulighed for succes og at dette omformes til en handleplan, der kan eksekveres.
Tidsplan

Et review et en hurtig proces, der giver et øjebliksbillede af “tingenes tilstand” og samtidigt giver en retning fremad, til at forøge projektets mulighed for succes. Derfor tager processen kun ca. 5 arbejdsdage. Derved er alle fokuserede på både at få besvaret spørgeskemaet og arbejde videre med resultaterne efterfølgende.

tidsplan

360 PROJECT REVIEW gennemføres i løbet af ca. én uge (ellers ændrer verden sig).

Forløbet afdækker

Når forløbet er gennemført finder vi nogle ting i projektet som fungerer rigtigt godt, som andre i samme organisation måske kan lade sig inspirere af. Og samtidigt afdækkes væsentlige risici og uhensigtsmæssigheder, som kommer frem i lyset, således at der kan ageres på dem på workshoppen.

vi finder

Projektets styrker bliver synlige og væsentelige risici eller uhensigtsmæssigheder afdækkes.

Styrker

At vise et projekts styrke er dels et skulderklap til teamet, projektlederen og organisationen. Det hjælper med at facilitere vidensdeling i organisationen, så man kan lære af og lade sig inspirere af andres styrker, så modenheden og kulturen i og omkring projekterne vokser. Sidst, men ikke mindst, giver det “ro i maven” for en ledelse, der eksempelvis kører et high-risk projekt eller måske anvender en uerfaren, men dygtig projektleder, på et vigtigt projekt.

Eksempler på projekters styrker.

Eksempler på projekters styrker.

Udfordringer

Analysen løfter sløret for udfordringer i form af risici og uhensigtsmæssigheder, der enten ikke er kendte for projektet, eller som er svære for projektet at kommunikere.

I nogle tilfælde sker det også, at man opdager, at et projekt, der har en solid business case og gode visioner, er påvirket af andre faktorer rundt om projektet som gør, at projektet faktisk ikke er levedygtigt uden væsentlige ændringer.

Eksempler på projekters udfordringer

Eksempler på projekters udfordringer.

Opnå en fælles forståelse

Når man sidder rundt omkring et bord og drøfter et projekt sker det nogen gange, at selv om man tror man er blevet enige, viser det sig senere hen, at man har en meget forskellig opfattelse af emnet som man drøftede. 360 PROJECT REVIEW afslører dette og bringer det frem, så man kan tale om det, og opnå en fælles forståelse og forventningsafstemning.

forståelse

Nogle gange har interessenter i projekter svært ved at opnå en fælles forståelse, selv om man siger det samme. Dette hjælper 360 Project Review med at bringe frem i lyset.