Talk at the Digital Arctic online Conference

What are key factors to successful implementation of IT projects in the Arctic? Kristian Sørensen, Senior Principal with Devoteam, provides insight into why projects fail and how you can ensure that all parties in a project are pulling in the same direction.



Fokuspunkter for at levere succesfulde projekter

Onsdag den 3. september afholdt vi første gå-hjem møde om baggrund, metoder og værktøjerne bag 360 PROJECT REVIEW. Mødet blev gennemført i samarbejde med Change Group. De ca. 60 seniorprojektledere, der deltog, blev spurgt om, hvad de har fokus på i deres arbejde for at sikre, at deres projekter opnår succes. Det blev til ca. 200 Post-it notes – og her er resultatet opsummeret i nedenstående word cloud. Der er overvældende fokus de ledelsesmæssige dicipliner og udfordringer, hvor forventningsafstemning og kommunikation er nævnt flest gange. På den styringsmæssige del, som udgjorde ca. 1/3 af de 200 Post-its, var det planlægning, ressource-styring og risikostyring det, der fyldte mest.

Det er et eller andet sted parakdoksalt, at de sidste mange års undersøgelser af hvorfor projekter fejler igen og igen viser, at det er de ledelsesmæssige dicipliner og i særlig grad involveringen, kommunikation og samarbejdet mellem af mennesker (eller manglen herpå) er dominerende årsager til projekters udfordringer. Men samtidigt har alle projektlederuddannelser (og certificeringer) udelukkende fokus på de styringsmæssige dicipliner gennem metoder og processer.

Vi i teamet bag 360 PROJECT REVIEW vil være med til at forbedre projektkulturen igennem både vores arbejde som konsulenter – og også konkret igennem værktøjet være med til at give et hurtigt og værdiskabende indblik i hvorfor og hvordan man kan involvere og aktivere menneskerne i og omkring projekterne på en energifyldt og handlings-orienteret måde.


Markedsindblik for projekt reviews

Kært barn har mange navne og når vi taler om projekt-reviews taler vi bl.a. også om audit, assessment, udredning, gennemgange, sundhedstjek, selvtjek – og mange flere. Der er enorm forskel på hvordan disse gribes an, og vi vil her se kort på hvordan markedet forholder sig. Både hvad angår tid, omkostninger og indsigt har der ind til nu (lidt groft sagt) været to modpoler i markedet.

I den ene ende af skalaen har vi lange og dyre specialbyggede forløb fra de etablerede konsulenthuse, som helt sikkert har sine gode sider, men som for almindelige projekter er dyre, tunge og langstrakte – og primært (i hvert fald i det offentlige rum) bliver brugt til at svare på spørgsmålet ”Hvad gik galt og hvem har skylden?”. Disse forløb er skræddersyet fra sag til sag og udredningerne tager ofte flere uger/måneder at gennemføre. Prisen for disse er i  koster flere hundrede tusinde kroner.

I den anden ende af skalaen har ”10 spørgsmål til professoren” i form af selv-tjek lister, hvor der stilles 10-20 spørgsmål, der dybest set siger “Hvordan synes du selv det går?” – og giver ingen dybere indsigt ud over hvad man i forvejen. Disse værktøjer kan være ok tjeklister som arbejdsredskab – men de flytter ikke ved tingenes tilstand og giver ingen retning om hvad der skal ske fremad.

Et sted i midten har vi ImprovAbility og 360 Project Review, hvor ImprovAbility ligger i den tunge/dyre ende mens 360 Project Review er i eksekveringsmode i midten af skalaen. ImprovAbility spørger “Hvad kan vi gøre for at forbedre os?” og 360 Project Review spørger “Hvordan står det reelt til?”.

ImprovAbility har fokus mod organisationen og projektet helt fra pre-projekt til forløbet efter projektet i er i drift, hvilket er stærkt. Lige som 360 Project Review tages der udgangspunkt i mennesker, hvilket sker igennem strukturerede gruppe-interviews med få udvalgte interessenter – primært projektteamet.

Produktet er udviklet som et forskningsprojekt og med bidrag fra virksomheder i den finansielle sektor, hvilket modellen desværre bærer præg af, lige som der også udelukkende har været fokuseret på it-udviklingsprojekter. Produktet kan give en rigtig god indsigt i hvor organisationers og projekters muligheder for procesforbedringer ligger, og i særdeleshed indsigt i hvilke forandringsledelsesstrategier der med fordel kan anvendes. Sidstnævnte er unikt og meget inspirerende, for det er jo dér man sikrer processerne og grundlaget for realisering af projektets gevinster. Afslutningen på et ImprovAbility er en rapport med anbefalinger, som præsenteres for projektet/organisationen.

360 Project Review er meget mere i arbejdstøjet og eksekverings-mode – og fokuserer på alle typer IT projekter (men dog kun igangværende). Man kommer hele vejen rundt om projektets interessenter – ikke kun en lille udvalgt skare, og afslutningen er en faciliteret workshop, hvor resultaterne behandles og der i fællesskab udarbejdes en handleplan for projektet med retning og midler frem til at løfte de områder som giver mest værdi. Da alle interesser er inkluderet i forløbet og det gennemføres på bare én uge bakker alle op om resultatet, som fokuserer på dét der er vigtigt lige nu i projektet.


Review i modne organisationer

Kan man gennemføre et 360 PROJECT REVIEW i modne organisationer, der har stort proces-fokus og skarpe krav til dokumentation og sporbarhed? Ja, det kan man – læs her hvordan det hænger sammen.

Modne organisationer har, hvad end vi taler om CMMI, ISO, P2MM eller andre modeller, lige som alle andre udfordringer. Én af faldgruberne kan være, at man i iveren efter at være “modne” venter med at tage hånd om problemer før der er data eller en måling, der viser, at det er nødvendigt. Og dét er i sig selv naturligvis meget bedre end at vente til projektet står i lys luge, og først dér begynde brandslukningen.

360 PROJECT REVIEW giver en indsigt som alle modenhedsmodellerne ikke kan levere – nemlig indsigt i hvordan mennesker opfatter projektet. Det bliver afsløret om fx forretningen og projektet har samme opfattelse af projektets tilstand, om der er noget man er utilfreds med og meget mere.

Modne organisationer, der ønsker at adoptere 360 PROJECT REVIEW, som en del af deres kvalitetssikring af projekterne, skal blot have det tilføjet til deres processer og projektmodel, at der skal laves review i nogle givne tilfælde, f.eks. væsentlige hændelser (gates, faseovergang, nye nøglespillere, stor ændring af scope) eller ved simple mavefornemmelser fra projektejer, projektkontor eller projektleder (undren over hvordan det egentligt går eller om forretningen, projektet og leverandøren er på linie) – se mere under Timing.

Anvendelsen af resultaterne af et 360 PROJECT REVIEW tilføjes til projektets forskellige logs, alt efter hvor de hører hjemme, og der opretholdes sporbarhed ved brug af referencenumre og hyperlinks mellem log-entries og rapporten/outputtet fra den afsluttende workshop.

Det er faktisk så simpelt og kraftfuldt. Vores konsulenter har mange års erfaring med arbejde i organisationer med høj modenhedsniveau, og dét er faktisk en af grundene til, at 360 PROJECT REVEIW eksisterer i dag – vi har set med egne øjne, at der er brug for det! 😉


Hvornår gennemføres et review?

Vi har haft flere, der har spurgt ind til, hvornår er det rette tidspunkt at gennemføre et 360 Project Review på i et givent projekt. Det kommer der svar på i denne artikel.

Først og fremmest er 360 Project Review beregnet til at tage temperaturen på igangværende projekter. Det er altså ikke beregnet til at analysere, om det er en god idé at påbegynde et projekt og ej heller til at gennemføre en evaluering efter projektet er afsluttet.

Triggere for et review

Der er primært to triggere, som bør afstedkomme et review af et projekt (uanset hvilket produkt eller metode man anvender hertil):

1) Mavefornemmelseeller undren

– f.eks. når man har en følelse af, at der er noget, som ikke spiller – uden man måske kan sætte ord på det. I så tilfælde kan reviewet give indsigt i om der er noget substans (samt hjælpe til at gøre noget ved det) eller om der er tale om et spøgelse. Det kunne også være en undren over eksempelvis manglende kommunikation fra projektet.

2) Konkrete hændelser

– f.eks. op mod en vigtig faseovergang, hvis centrale aktører udskiftes (projektleder, leverandør mm.) eller hvis projektet har fået en hel ny retning. Et review i disse tilfælde kan skabe transparens og sikre, at der er rigtig fokus på de områder i projektet, hvor der er uenighed.

Alle igangværende projekter har kronisk travlt, deadlines der nærmer sig, ressourceknaphed og mange andre udfordringer der skal håndteres hele tiden. Herfor er det vigtigt at understrege, at man ikke gør nogen en tjeneste ved at vente med at gennemføre et review til der er ”ro på” – et 360 Project Review et forløb, der bidrager til at få prioriteterne på plads så der kan komme ro på.

I nedenstående figur gives flere eksempler på hhv. hændelser og mavefornemmelser, der bør trigge et review.

hvornar


Fremdrift og kunde-interesse

Lige en kort update fra teamet.

360 Project Review testes fortsat internt på egne projekter, og undergår en række finjusteringer. Vi er begyndt at overveje teknologier for IT-understøttelse af analyse-arbejdet, men dette er endnu kun på koncept-stadiet.

Vi har haft de første interaktioner med kunder både Grønland og Danmark, og den umiddelbare feedback ind til videre er enormt positivt. Vi er derfor fortsat ganske overbeviste om, at tilgangen med at sætte mennesker i centrum og sammen fokusere på at løfte projektets fælles udfordringer giver langt mere værdi end lange og tunge inspektioner af dokumenter, fase-tjeklister og løftede pegefingre.


Der arbejdes intensivt

Christel og Kristian arbejder på højtryk

Christel og Kristian arbejder på højtryk

På kontoret i Nuuk arbejder Christel og Kristian i disse dage på højtryk for at få færdigudviklet og testet kernen i 360 PROJECT REVIEW – nemlig spørgeskemaet. Netop i disse dage har solen for alvor fået fat i Grønland og energiniveauet og motivationen til at få produktet klar til de første afprøvninger med rigtige kunder har aldrig været højere.

Spørgeskemaet omfatter p.t. 12 emner og ca. 35 faktorer, der er væsentlige for projekters succes – og hver faktor har 2-5 spørgsmål tilknyttet. Samtidigt er der krydsreferencer indbygget i spørgeskemaet, som gør at vi er sikker på, at kvaliteten af svarene er i top.

Tak til kontorfælle Lena Lauridsen for det gode billede.


Introduktionsvideo

Vi har nu lavet vores første korte introduktionsvideo, som overordnet forklarer konceptet, processen og resultaterne i 360 PROJECT REVIEW. Det er en tidskrævende proces og med mange gen-optagelser, for at få det til at blive nogen lunde præsentabelt. Vi har anvendt Voila til optagelsen og iMovie til redigering. I samme ombæring er der oprettet en Vimeo channel, hvor både denne og fremtidige videoer bliver lagt ud.


Navn og logo

Vi har besluttet os for, at holde fast i navnet 360 PROJECT REVIEW, for det er reelt set kernen i produktet. Oprindeligt havde vi leget med navnet “Sundhedstjek af projekter”, “Project Health Check” og lignende, men dette gav dels associationer til at fokusere udelukkende på fejl og dels relationer til sundhedssektoren, hvilket det ikke er 🙂

Vores logo er blevet til gennem en konkurrence på DesignCrowd, hvor vi fik indsendt 97 variationer fra 23 grafikere. Der var mange gode blandt de fremsendte forslag, og vi valgte nedenstående, da det er alsidigt, lidt anderledes og symbolikken virker på flere vinkler. Håber I kan lide det?

Logo preview